Professioneel opdrachtgeverschap in de openbare ruimte

De rol van opdrachtgever is erg belangrijk voor het slagen van een project (gebruik makend van lit 1 en 2) . Bouwen ook in de Buiten Ruimte is een kwestie van samenwerking. Goed opdrachtgeverschap is een scharnierpunt in de totstandkoming van ontwikkelstrategieën en ontwerpvoorstellen de aanbesteding en de realisatie. Een goede opgaveformulering is cruciaal en vergroot niet alleen de kans op een integrale benadering van ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid. Het bevordert namelijk ook een goede communicatie in het verdere proces, waarbij steeds andere partijen zullen worden betrokken. De inbreng van kennis en de interactie met professionals zijn hierbij van belang, zodat een inhoudelijk gesprek mogelijk wordt.

Een goede opdrachtgever zorgt dat het project bijdraagt aan de organisatiedoelen zoals is beoogd; dat het resultaat wordt geïntegreerd in de omgeving; dat wordt voldaan aan de wettelijke eisen; dat opbrengsten, kosten, kansen en risico’s aanvaardbaar zijn gegeven het gewenste project resultaat; dat belangen van betrokkenen worden gerespecteerd en dat afstemming van die belangen met het projectdoel transparant is; dat de voortgang bekend is en in overeenstemming met de verwachtingen; dat het project integer verloopt. Een projectmanager moet in het verlengde hiervan daarom altijd inzicht hebben in Tijd, Kwaliteit, Budget en tevreden Stakeholders (TBKS).

Wie is nu de echte opdrachtgever voor een werk in de Buiten Ruimte?

• De contactpersoon, meestal een projectmanager?
• De contractmanager?
• Hun afdelingshoofd of directie?
• De beheerder?
• Het bestuur/wethouder?
• De toekomstige gebruikers?
• De toekomstige beheerders?

Opdrachtgever is een relatief begrip:

• Er is vaak een keten van opdrachtgevers – opdrachtnemers.
• Vaak is er ook meer dan 1 opdrachtgever.
• Soms is men zich zelfs niet bewust van het feit dan men opdrachtgever is.

Bij een project kunnen dus meerdere opdrachtgevers betrokken zijn. Die ieder hun eisen hebben geformuleerd waaraan het op te leveren werk dient te voldoen deze zijn gebundeld in de uitvraag.

Mogelijke problemen met professionele opdrachtgevers bij bijvoorbeeld gemeenten

In de praktijk van projecten in de Buiten Ruimte komen bij publieke opdrachten regelmatig een aantal problemen voor.

• Geen goede rolverdeling
• Slechte of zelfs geheel ontbrekende samenwerking met opdrachtnemer
• Aandacht te veel gericht op de inhoud
• Te veel aandacht gericht op details i.p.v. op de grote lijnen
• Te weinig vertegenwoordiger van de opdrachtgeversorganisatie
• Gebrek aan betrokkenheid
• Opdrachtgever komt steeds met nieuwe eisen en wensen
• Neemt niet op tijd de nodige besluiten
• Heeft geen passend mandaat

Deze problemen vinden hun oorsprong  in een aantal veel voorkomende valkuilen.

• Verwachtingen te optimistisch, ambities te hoog en onduidelijke kaders
• Afspraken slecht of niet vastgelegd
• Onderschatting van kosten, tijd en moeite van de realisatie
• Onvoldoende realisatiezin van rollen opdrachtgever in relatie tot de gekozen aanbestedings- en contractvormen
• Kwaliteit van de (uit)vraag bepaald kwaliteit van de inschrijvingen/antwoorden
• Onvoldoende tijd voor het opdrachtgeverschap en rollen

Dit laat zien hoe het niet moet. Hoe zou het wel kunnen?

Wat zijn daarbij succesfactoren?

• Ondersteuning door het hoger management
• Goede interactie met gebruikers
• Duidelijke organisatie doelen (project)rechtvaardiging
• Minimaliseren van de scoop (tot een hanteerbaar formaat)
• Middelen verschaffen
• Besluiten nemen
• Informatie verschaffen

Maak professioneel opdrachtgeverschap succesvol door zorg te dragen voor:

• Draagvlak bij afnemers van het project resultaat
• Eenduidige opdrachtomschrijving
• Aanspreekpunt in eigen organisatie
• Goedgekeurd en actueel gehouden plan van aanpak
• Middelen beschikbaar stellen
• Programma van eisen vastgesteld
• Randvoorwaarden en toleranties bepaald
• Project-start-up
• Voortgangsrapportages van de projectmanager en tussentijdse controle
• Actuele risicoanalyse en risicomanagement ondersteuning
• Actueel gehouden planning en kostenraming
• Planning van te nemen besluiten en registratie van genomen besluiten
• Evaluaties op gezette tijden
• Verslaglegging, stuurgroep, projectteam etc.
• Project(kwaliteits)plan

Samenvattend

Opdrachtgevers zijn geen homogene groep (meer): zij hebben verschillende achtergronden.

Opdrachtgevers vervullen vaak meer dan een rol: zij zijn naast opdrachtgever zelfs soms ook opdrachtnemer of vervullen ook een rol in het kader van andere functies die vervuld moeten worden, wil een bouwwerk gerealiseerd worden.

Hoewel opdrachtgevers zich steeds meer terugtrekken uit de dagelijkse werkzaamheden en deze meer aan opdrachtnemers laten, moet niet uit het oog worden verloren dat de invloed van opdrachtgevers middels de vraag die zij aan de markt stellen erg groot is op een abstracter niveau namelijk dat van welk contractmodel gekozen wordt en op het daadwerkelijk tot stand komen van innovaties. Opdrachtgevers dienen zich daarbij aan de rol die hoort bij het door hen gekozen model te houden of dienen bereid te zijn de gevolgen te dragen van een ander model.

Inbreng van de kennis en expertise van uitvoering bij het ontwerp en de aanbesteding

Een niet onbelangrijk element bij een doelmatige en kwalitatief goede uitvoering is de inbreng van de kennis en expertise van die uitvoering vroegtijdig in het proces.

Binnen zogenoemde regionale kenniskringen werken opdrachtgevers en opdrachtnemers samen aan het bevorderen van een betere en duurzame samenwerking bij grond-, weg- en waterbouwprojecten. De kenniskringen – open convenanten met de projecten: zijn een samenwerking van opdrachtgever – opdrachtnemer die bijdraagt aan:

• Succesvolle voorbereiding en uitvoering van projecten,
• Het verbeteren van de gemeentelijke marktbenadering (aanbestedingsvorm en de gekozen manier van samenwerking),
• Het vergroten van het rendement voor zowel de opdrachtgever als de markt en
• Het beter benutten van de complementaire competenties van markt en overheid, het stimuleren van elkaars ontwikkeling en de ontwikkeling van de sector als geheel.

Binnen de kringen worden kansen geïdentificeerd en gezamenlijk benut die zorgdragen voor:

• Een beter gezamenlijk eindresultaat;
• Het versnellen en verbeteren van processen;
• Kostenbesparingen aan beide kanten en het terug dringen van faalkosten;
• Meer plezier in het werk;
• Het geven van invulling aan de ambities van de stad op het gebied van circulariteit, klimaatbestendigheid, energie en bereikbaarheid;
• Continuïteit;
• Het creëren van investeringskracht voor kennis en opleiding en ruimte voor vakmanschap;
• Het maximaliseren van het (sociaal-) maatschappelijk rendement van projecten.

Dit willen de kenniskringen bereiken door:

• Op structurele wijze periodiek met elkaar in gesprek te gaan;
• Meer transparantie over de processen en werkwijze
• Actieve kennisuitwisseling, kennisborging en evaluatie;
• Elkaar te durven aanspreken op houding en gedrag en te durven bijsturen;
• Eerder in het proces samen te werken en vraaginnovatie te stimuleren;
• Innovaties aan te jagen en in projecten in te passen;
• Te werken voor een eerlijke prijs.

Convenants-aanpak i.r.t. goed opdrachtgeverschap

Een belangrijk element van de convenants-aanpak is de betrokken medewerkers van de opdrachtgever te ondersteunen in hun rol als (goed) opdrachtgever.

Algemene aandachtspunten van Building Changes bij Convenants-projecten:

• Onderken de cruciale rol van goed opdrachtgeverschap
  • Aandacht voor tijdig betrekken van inkoop
  • Aandacht voor de ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgever
  • Aandacht voor coalitiedoelstellingen en beheerplannen openbare ruimte
  • Introductie van Aanpak Duurzaam GWW (Omgevingswijzer en Ambitieweb)
  • Introductie Tool projectmatig werken GWW i.r.t. DuurzaamGWW
  • Richt de werkprocessen goed in, ook de politiek bestuurlijke besluitvorming
• Bespreek passende wijze van aanbesteden en richt het contractmanagement vroegtijdig en professioneel in.
  • Hiervoor is kennis nodig op het gebied van verschillende contractvormen en hoe je hier mee moet omgaan en van aanbestedingsprocessen
• Zorg voor een goede kwaliteitsbeheersing in het hele proces
• Besteed extra zorg aan de pre-contract-planning
  • Goede informatie, kadaster, K&L, proefsleuven, grondonderzoek, toestand bestaande infra etc.
• Risicomanagement
  • Gezamenlijke werkvoorbereiding, besteks-voorbereiding
  • Risico sessie gezamenlijk OG-ON
  • Ontwikkel risicomanagement vaardigheden in alle lagen van de organisatie
  • Duidelijk aanspreekpunt
• Investeer in de ontwikkeling van je medewerkers opdrachtgever maar ook van de opdrachtnemers
• Wees ervan bewust dat samenwerken een kunst is
• Werk aan lerende organisaties en netwerken
  • Monitoren en evalueren
  • Uitdragen binnen en buiten het projectteam en organisaties
  • Gun elkaar ruimte om te experimenteren
  • Neem ruimte voor wederzijdse feed-back

Deze bijdrage is gebaseerd op:

1. www.BuitenRuimte.nl
2. Ernst Molier Witteveen en Bos Presentaties Goed opdrachtgeverschap IPMA-NL november 2013.
3. Monika Chou-Duivis IBR, Juridische aspecten van (goed) opdrachtgeverschap. Een bouwrechtelijke verkenning. IBR 2018.

< Terug naar overzicht